Управление каталогом — процесс систематизации, представления в электронном виде (ввода), хранения, обработки и передачи данных об объектах потребления. Основные цели

• обеспечение достоверности и единого вида представления данных на протяжении всего жизненного цикла информации о продукте, включая печать каталогов, ценников, представления в Интернет-магазине и т. д.
• сокращение затрат труда и времени
  • на поиск, сортировку и сопоставление по выбранным параметрам нужных данных при принятии решений в сфере проектирования, оптовых закупок и т. д.
  • на исправление ошибочной информации
  • на обработку информации (например, при интеграции в CRM-систему возможна автоматическая рассылка уведомления о поступлении новой продукции в адрес клиентов, подписавшихся на получение таких уведомлений в отношении определённых товарных групп)

Управление каталогом

Сферы применения

Корпоративные информационные системы

Управление каталогом находит применение в MES-, ERP-, CRM-системах и других информационных системах. В зависимости от назначения системы, в ней хранятся те или иные данные о продукте, которые могут включать текстовую описательную информацию, значения характеристик, изображения, сведения о классификации (по состоянию на 2010 год в обмене информацией о товаре применяется более 15 классификаций^[1]), мультимедийную информацию, информацию о ценах и другое.

Подготовка печатных изданий

Экономическая эффективность управления каталогом особенно ярко проявляется в случае его интеграции с компьютерной вёрсткой при подготовке макетов проспектов, традиционных каталогов, буклетов, инструкций по эксплуатации и других рекламных и информационных изданий и обеспечивает

• безошибочность
  • исключает опечатки и другие ошибки, которые могли бы возникнуть в процессе вёрстки под влиянием человеческого фактора;
  • благодаря возможности интеграции в систему документооборота позволяет исключить ошибки, которые могли бы возникнуть вследствие несогласованных действий различных отделов компании — маркетингового, сбытового и других;

• резкое сокращение затрат финансовых средств, труда и времени на вёрстку
  • управление каталогом позволяет не верстать вручную каждую страницу, а создавать страницы автоматически по определённому шаблону;
  • используя управление каталогом, компания может изготовить макет без привлечения специализированных подрядчиков (рекламных агентств, полиграфических фирм);
  • изменение каких-либо данных о продукте в процессе вёрстки потребует минимум ручных действий по доработке макета или вообще не потребует таких действий);

• оперативность
  • кратчайшие сроки на подготовку того или иного издания сопутствуют ему в большинстве случаев и могут быть обусловлены внезапным решением руководства об участии в выставке, конференции, тендере и т. п., а также действиями конкурентов и рядом других обстоятельств;
  • управление каталогом обеспечивает оперативность за счёт возможности изготовить макет своими силами, без привлечения специализированных подрядчиков, которые могут быть заняты другими заказами
  • за счёт вышеназванного резкого сокращения затрат труда и времени.

Электронная коммерция

Электронная коммерция — основная сфера применения управления каталогом. Данные, представленные поставщиком в определённом формате, с помощью специальных программ импортируются в базу данных клиента. В случае с Интернет-магазином, например, страницы со сведениями о продукте создаются автоматически (аналогично компьютерной вёрстке с применением управления каталогом)

Форматы обмена электронной документацией

BMEcat^[2] 

межотраслевой стандарт на основе XML, особенно распространён в немецкоязычных регионах

xCBL 

разработка CommerceOne, производителя информационных логистических систем

CIF 

разработка Ariba, производителя информационных логистических систем

cXML

также разработка Ariba

eCX 

разработка Requisite, производителя ПО для Интернет-магазинов

ONIX 

стандарт на основе XML для обмена библиографическими данными в книготорговле

Excel 

данные в табличном формате

TXT 

данные в текстовом формате с использованием в качестве символов-разделителей табуляции, запятой или точки с запятой

В настоящее время используется не менее 40 различных форматов^[1], причём не угасают попытки создавать всё новые проприетарные форматы.

1. ↑ ^{1 2} Электронные закупки, электронный каталог
2. ↑ eBusiness Standardization Committee